En España, la conservación de facturas y documentos relacionados con la actividad empresarial es una obligación legal tanto para personas físicas como jurídicas. Esta obligación está regulada por varios marcos legales, principalmente por la Agencia Tributaria (Hacienda) y el Código de Comercio.
Estos dos organismos establecen plazos específicos para la conservación de facturas, aunque los tiempos pueden variar en función de la normativa aplicable. En este artículo, te explicaremos cuánto tiempo debes guardar las facturas según la ley tributaria y comercial, y las consecuencias de no cumplir con estas obligaciones.
Según la normativa de la Agencia Tributaria (Ley General Tributaria), las facturas y demás documentos contables relacionados con la actividad económica deben conservarse durante cuatro años. Este plazo se aplica para garantizar que Hacienda pueda revisar la documentación en caso de inspección o auditoría.
Este periodo de cuatro años se refiere al plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, que es el tiempo durante el cual Hacienda puede revisar y exigir responsabilidades sobre las declaraciones de impuestos presentadas. Una vez transcurridos estos cuatro años, las posibles infracciones o irregularidades prescriben, y Hacienda ya no puede reclamar pagos o sanciones relacionadas con esos ejercicios fiscales.
Es importante destacar que este plazo de cuatro años comienza a contar desde el final del periodo voluntario de presentación del impuesto correspondiente. Por ejemplo, si una empresa presenta su declaración de IVA el 31 de enero de 2024, el plazo de prescripción para esa declaración comienza el 1 de febrero de 2024 y finalizará el 31 de enero de 2028.
Existen situaciones en las que el plazo de conservación puede ser mayor:
El Código de Comercio, por otro lado, establece un plazo diferente para la conservación de facturas y otros documentos contables.
Según el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios están obligados a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante seis años. Este plazo comienza a contar desde el último asiento registrado en los libros de contabilidad.
Esta obligación afecta tanto a personas físicas como a empresas, y no se limita exclusivamente a las facturas, sino que incluye cualquier tipo de documento relacionado con la actividad comercial, como contratos, libros contables, albaranes, facturas emitidas y recibidas, entre otros.
Aunque el plazo general de conservación de documentos según Hacienda es de cuatro años, el plazo estipulado por el Código de Comercio es mayor, de seis años. Esto puede generar cierta confusión entre los empresarios o autónomos, pero lo más recomendable es conservar la documentación durante el mayor periodo establecido, es decir, seis años. Así se cumple con ambas normativas, evitando cualquier posible problema legal o administrativo.
Entre los documentos que deben mantenerse durante el plazo establecido por Hacienda y el Código de Comercio, se incluyen:
Consecuencias de no cumplir con las obligaciones de conservación
No conservar las facturas y demás documentos contables dentro de los plazos establecidos puede acarrear serias consecuencias para las empresas y los autónomos. Algunas de las principales sanciones incluyen:
En resumen, en España, las facturas deben conservarse por un mínimo de cuatro años según la normativa de Hacienda, y por seis años según el Código de Comercio. Para evitar problemas legales y sanciones, es recomendable conservar toda la documentación contable durante seis años, cumpliendo así con ambas normativas. Además, la digitalización y una buena gestión documental pueden facilitar el cumplimiento de estas obligaciones y mejorar la eficiencia empresarial.